✅ 1. Việc cần làm trước khi đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Thông tư số 78/2021/TT-BTC (HĐĐT 78) kể từ ngày 10/11/2021.
Hiện nay, các Tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT (đơn vị hiện đang cung cấp phần mềm HĐĐT cho doanh nghiệp) đã cập nhật, hoàn thiện phần mềm, đáp ứng đầy đủ các chuẩn kết nối truyền nhận, chuẩn dữ liệu do Tổng cục Thuế ban hành tại Quyết định số 1450/QĐ-TCT ngày 07/10/2021. Mặt khác, các Tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT này còn có trách nhiệm liên hệ, hướng dẫn đến từng khách hành sử dụng dịch vụ của mình.
Do đó, để việc sử dụng hóa đơn được liên tục doanh nghiệp cần chủ động liên hệ ngay với Tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT để được hỗ trợ về điều kiện kỹ thuật, các chuẩn dữ liệu của hóa đơn theo quy định mới. Trong đó, phải thay đổi các chỉ tiêu: Mẫu hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn bằng 07 ký tự theo quy định tại Thông tư số 78/2021/TT-BTC trước ngày 10/11/2021.
Sau khi chuẩn bị nền tảng kỹ thuật, chuẩn dữ liệu nói trên. Từ ngày 10/11/2021, các doanh nghiệp thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT và được sử dụng ngay khi cơ quan thuế có Thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng của doanh nghiệp.
✅2. Trình tự, thủ tục trong giai đoạn chuyển đổi:
👉 Bước 1:
Cơ quan Thuế sẽ gửi Thông báo Mẫu 41/TBTĐ-HĐĐT đến từng doanh nghiệp theo địa chỉ email đã đăng ký với cơ quan thuế để Thông báo đơn vị biết thuộc trường hợp nào dưới đây:
☘️ Áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế không phải trả phí dịch vụ (trong 12 tháng, bắt đầu từ thời điểm chuyển sang sử dụng HĐĐT theo quy định mới);
☘️ Áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế phải trả phí dịch vụ;
☘️ Áp dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế phải trả phí dịch vụ.
👉 Bước 2:
Căn cứ Thông báo tại Bước 1 của cơ quan thuế, các doanh nghiệp thực hiện đăng ký Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Mẫu đăng ký) bằng hình thức điện tử thông qua Nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc có thể gửi trực tiếp đến Cổng điện tử – Hệ thống hóa đơn điện tử.
Ngay sau khi doanh nghiệp gửi Mẫu đăng ký, Cổng điện tử – Hệ thống hóa đơn điện tử sẽ phản hồi ngay Thông báo Mẫu số 01/TB-TNĐT tiếp nhận hoặc không tiếp nhận đến email của doanh nghiệp đã đăng ký trên Mẫu đăng ký.
Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký của doanh nghiệp, cơ quan thuế sẽ phản hồi Thông báo chấp nhận hay không chấp nhận đến email của người nộp thuế đã đăng ký trên Mẫu đăng ký.
📣Lưu ý: Doanh nghiệp cần rà soát kỹ địa chỉ email đã đăng ký trên Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT để nhận được các thông tin về sau của cơ quan thuế.
👉 Bước 3:
Việc xử lý hóa đơn giấy theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC, hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC còn tồn trước khi chuyển đổi:
Ngay sau khi cơ quan thuế Thông báo chấp nhận việc đăng ký sử dụng HĐĐT theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, doanh nghiệp thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo Mẫu BC26/AC và lập Thông báo kết quả hủy hóa đơn theo Mẫu TB03/AC gửi đến cơ quan thuế theo hình thức điện tử.
Tiếp đó, vào ứng dụng Báo cáo hóa đơn, chọn Mẫu Thông bảo hủy hóa đơn để cập nhất hóa đơn cần hủy, tại tiêu chí “ phương pháp hủy hóa đơn”, chọn:
☘️ Đối với hóa đơn giấy: ghi cắt góc;
☘️ Đối với hóa đơn điện tử: ghi hủy điện tử
Trường hợp doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử, chỉ cần liên hệ với Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để được hỗ trợ.
Sử dụng hóa đơn điện tử không còn phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nữa?
Hiện nay nếu vẫn đang sử dụng hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP và các Thông tư 32/2022/TT-BTC, 39/2014/TT-BTC thì hàng quý doanh nghiệp, hộ kinh doanh vẫn phải lập và nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC), dù có sử dụng hay không sử dụng hóa đơn. Nhưng nếu sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020, Thông tư 78/2021/TT-BTC (sẽ thay thế cho Nghị định 119/2019, Thông tư 68/2019/TT-BTC) thì việc báo cáo này sẽ được loại bỏ, giảm nhẹ thủ tục hành chính đối với những doanh nghiệp dùng nhiều loại hóa đơn, nhiều lượng hóa đơn. Để sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký sử dụng với cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, trừ trường hợp doanh nghiệp là tổ chức kết nối chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Ngoài các chỉ tiêu cơ bản (tên người nộp thuế, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại liên hệ, cơ quan Thuế quản lý) thì người nộp thuế phải đăng ký cụ thể về các chỉ tiêu: Hình thức hóa đơn điện tử (có mã/không có mã của cơ quan Thuế); Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn (trực tiếp/thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử); phương thức chuyển dữ liệu (đầy đủ nội dung từng hóa đơn/ theo bảng tổng hợp dữ liệu); loại hóa đơn điện tử sử dụng (hóa đơn GTGT, bán hàng …); danh sách chứng thư số sử dụng và đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn (nếu có).
Sau khi được cơ quan Thuế chấp nhận việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì người nộp thuế được lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế, sau khi lập, người bán phải gửi hóa đơn đó đến cơ quan Thuế để được cấp mã rồi mới gửi cho người mua. Tương tự như vậy, người nộp thuế sử dụng hóa đơn không có mã của cơ quan Thuế, khi gửi hóa đơn đã lập cho người mua thì đồng thời (trong cùng ngày lập) phải gửi dữ liệu của hóa đơn đó đến cơ quan Thuế quản lý. Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế ủy nhiệm cho bên thứ 3 sử dụng hóa đơn điện tử thì bên ủy nhiệm vẫn phải chịu trách nhiệm về việc sử dụng hóa đơn đã ủy nhiệm. Nếu ủy nhiệm sử dụng hóa đơn không có mã của cơ quan Thuế thì bên ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ để chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Do tất cả các hóa đơn gửi đến lấy mã hoặc hóa đơn không có mã gửi dữ liệu đến cơ quan Thuế của từng người nộp thuế đã được lưu giữ tại cơ quan Thuế quản lý, nên người nộp thuế sẽ không phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng quý (BC26/AC) như trước đây nữa./.
Nguồn Tổng cục Thuế.